Você precisa trabalhar menos para produzir mais

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O livro Essencialismo, de Greg McKeown, foi uma das melhores leituras que fiz nos últimos tempos. Não só porque preciso muito aplicar o que ele ensina no meu dia a dia, como também porque o livro em si é bem escrito, com ideias muito bem desenvolvidas pelo autor.

Quando avaliei o livro O Milagre da Manhã, comentei que existem livros que apresentam uma ideia (na maioria das vezes muito boa) logo no início e depois o resto das páginas serve para consolidar esse ideia. E eu pensava que Essencialismo seria um desses.

Veja também: O meu resumo de O milagre da Manhã

Mas para minha surpresa, Greg McKeown não apenas apresenta sua ideia de que devemos focar apenas no que é importante (meio óbvio, né?) como nos ajuda a pensar – ou mesmo repensar – o que é importante e como colocar em prática o processo de decisões proposto por ele.

Tudo começa com a pergunta “qual coisa mais importante neste momento?”, que parece simples, mas abre uma porta para facilitar nossas vidas. Aliás, já que é uma pergunta tão simples, por que não fazê-la com mais frequência?

A premissa do livro Essencialismo é a de que precisamos deixar de tentar fazer tudo para fazer melhor o que importa. Não há forma de obter a excelência em algo se tentamos ter a excelência em tudo. E ao final, não nos tornamos excelentes em nada.

Pode parecer um modo de pensar “preguiçoso” mas não. Digamos que é um modo de pensar de “gerenciamento de recursos”. Essencialismo não significa não fazer nada, mas sim fazer as coisas certas.

E o primeiro passo para ser o que o autor chama de “esencialista” é rejeitar a ideia de que é possível fazer tudo. (Eu sei, também tenho dificuldades em admitir isso.)

Mas seguir a lógica de McKeown pode ser libertador pois, segundo ele, decisões únicas evitam mil decisões futuras. Isso porque quando temos claro o que é essencial e o que precisa ser feito, não nos perguntaremos sobre a necessidade de cada ação em um processo.

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É tudo questão de seguir um propósito e não um fluxo. Em vez de ter uma abordagem reativa, é preciso saber onde se quer chegar e assim saber o que é essencial para alcançar essa meta. Apenas o essencial.

Na teoria parece muito fácil viver sob os ensinamentos do livro Essencialismo, mas a prática é um pouco mais complexa e envolve uma mudança de mindset duradoura para que não seja aplicado momentaneamente e depois esquecido.

Aliás, segundo o autor, é preciso ter cuidado inclusive com o sucesso da prática do Essencialismo que pode, paradoxalmente, nos levar ao efeito proposto.

McKeown identifica quatro fases e processo:

• Fase 1: é quando temos clareza do nosso propósito nossas e conseguimos ser altamente eficientes no essencial.
• Fase 2: o problema começa quando passamos a ser percebidos como eficientes e, então novas oportunidades são apresentadas a nós pelos que nos percebem como eficientes.
• Fase 3: mais oportunidades levam a mais esforço tanto de decisão como de execução.
• Fase 4: perdemos a clareza que nos mantinha o foco escavamos nos afastamos do nosso nível máximo de contribuição.

O efeito do sucesso destrói a própria clareza que, a princípio, nos levou a alcançá-lo.

Greg McKeown

O problema da falta de clareza é um problema da nossa sociedade atual. Nós, como indivíduos, nunca tivemos tantas opções para nossas vidas. Só que o que parece ter um efeito positivo, também tem um negativo: a sociedade não estava preparada para ter tantas oportunidades.

O que percebemos no mundo atual é uma“fadiga decisória” já que quanto mais opções existem, mais decisões precisam ser tomadas.

Seguir o caminho oposto não é a solução já que, para o autor, abrir mão das escolhas é permitir que outras forças controlem nossas vidas. Portanto, é importante sim ter opções, mas nunca foi tão importante saber escolher as opções.

Como colocar o Essencialismo em prática

O livro Essencialismo não se limita a dizer que é preciso entender o que é importante e selecionar nossas opções. O autor cita alguns conceitos que podem ser aplicados no nosso processo de decisões.

Um deles é o famoso Princípio do Pareto. Bem resumidamente, esse princípio afirma que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços e, por isso, o ideal é sempre focar nesses 20%. Se você quiser se aprofundar no princípio do Pareto, recomendo muito este artigo.

McKeown também cita a Lei da Potência: alguns esforços produzem exponencialmente mais resultados que outros. Para saber mais sobre essa lei, recomendo este artigo.

O autor também defende o tédio. Apesar de vermos o tédio como algo negativo, entediar-se é muito importante para pensar e processar ideias. É preciso criar espaço em nossas rotinas para cultivar o tédio e parar de glorificar o excesso de tarefas.

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Ter uma rotina de tédio saudável nos ajuda a manter-nos produtivos e também a cuidarmos melhor de nós mesmos já que nós somos o nosso maior patrimônio e precisamos investir em nós mesmos.

Como facilitar a tomada de decisões

Greg McKeown pega emprestada a ideia de Derem Sivers: o segredo é submeter a decisão a uma prova de extremos. Ou seja, quando decidimos se uma oportunidade deve ser aceita ou uma tarefa executado devemos nos perguntar se há convicção da sua necessidade. Caso a certeza não seja absoluta, a resposta precisa ser automaticamente não.

Sobre essa ideia, o autor elabora a regra dos 90% para a prática do Essencialismo. É preciso dar uma nota de necessidade em uma escala de 0 a 100. Caso a nota da ação seja inferior a 90%, essa ação não deve ser executada.

O autor defende a austeridade desse método por entender que quando criamos critérios muito amplos acabamos dizendo sim demais, o que significa aceitar oportunidades demais, se comprometer demais, etc.

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Outra forma efetiva de tomar decisões e eliminar o desnecessário é o processo sistemático para critérios seletivos de oportunidades. Para isso, precisamos ter clareza do que queremos e definir três critérios mínimos e outros três critérios rígidos ideais de uma oportunidade.

Diante de cada oportunidade é preciso descrevê-la e definir se segue a todos os critérios mínimos e a pelo menos dois dos critérios ideais. Em caso negativo, a oportunidade deve ser descartada.

Mas, claro, o sucesso desse processo de seleção depende de clareza sobre o objetivo final que queremos alcançar. Sabendo esse objetivo, fica mais fácil eliminar qualquer atividade não alinhada com ele.

Corretamente elaborado, a objetivo essencial é uma decisão que resolve mil decisões posteriores.

Greg McKeown

Mas qual é esse objetivo essencial? O objetivo essencial em Essencialismo é a resposta à pergunta  “se pudéssemos ser excelentes numa coisa, o que seria ela?”.

E para direcionarmos nossos esforços de forma mais efetiva é importante também responder “como saber se tivemos sucesso em sua elaboração?”, ou seja, precisamos ter métricas claras que indiquem se o proposto foi alcançado.

Pressão pelo sim

Para McKeown, não essencialistas dizem sim por pressão, por simples medo de dizer não a alguém ou alguma oportunidade. Mas uma boa tática para fugir da armadilha do sim é sempre se perguntar o que teremos que abrir mão se não tivermos a coragem de dizer não. Quando mais consciência temos do que estamos perdendo, mais fácil fica.

É preciso se libertar da influência dos custos perdidos que nos faz continuar investindo tempo, dinheiro e energia só porque já investimos muito no projeto, mesmo que saibamos que é uma causa perdida. Nesse caso, é melhor admitir os erros e se descomprometer, sem se importar com tudo o que já foi perdido.

Planejamento em Essencialismo

Ao planejar um projeto o mais importante é identificar os obstáculos que nos impedem de obter o essencial e não os obstáculos que parecem os mais difíceis.

Por isso, antes de qualquer projeto é preciso 1) listar os obstáculos no caminho e 2) pensar em qual obstáculo pode ser retirada para eliminar a maioria dos outros.

No Essencialismo a melhor motivação é o progresso e não os passos gigantes. Em vez de começar grande, o ideal é começar pequeno e ir aumentando o impulso. Assim, o progresso que parece mínimo no início cresce exponencialmente com o tempo.

O segredo é começar pequeno, estimular o progresso e comemorar pequenas vitórias.

Greg McKeown

Rotina do Essencialismo

Ao contrário do que se pensa, a rotina não reprime inovação e criatividade. Ao contrário, ela é essencial para um ambiente de fluidez de ideias. Isso porque a rotina remove obstáculos e decisões desnecessários ao permitir processos em “piloto automático”. 

Não tendo que nos preocupar com o que é rotineiro, sobra tempo e energia para ter novas ideias.

A rotina também ajuda a manter o foco, algo essencial para a excelência, que ao contrário da multi-tarefa, que divide nossa atenção e nos distancia do objetivo final.

Minhas considerações

Sem dúvidas, Essencialismo, de Greg McKeown, é um dos melhores livros que li nos últimos tempos e, quem sabe, um daqueles que em alguns anos direi que mudou minha vida (vamos ver se as ideias se sustentam na minha rotina).

Para alguém como eu, que tem milhões de interesses, muita dificuldade em dizer não e se sente sobrecarregada, ler esse livro ajuda a organizar um pouco as ideias.

O autor não conta nenhum segredo no livro, mas ainda assim ele é necessário para nos fazer refletir sobre nossas decisões e ter mais clareza em nossos objetivos. Ajuda não só a entender a importância da priorização como também mostra estratégias para alcançá-la. Recomendo.

Compre o livro Essencialismo, de Greg McKeown, aqui.